El Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) será obligatorio en formato digital para determinados transportes públicos de mercancías por carretera a partir del 5 de octubre de 2026.
La obligación afecta principalmente al transporte público interior y a determinadas operaciones de cabotaje.
La adaptación al DeCA será un reto para muchas empresas. Sin embargo, mientras algunas tendrán que construir una solución desde cero, aquellas que trabajan con Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision podrán apoyarse en una solución ya preparada para integrar el cumplimiento normativo dentro de su operativa habitual.
El 5 de octubre de 2026 marca un cambio relevante para las empresas que participan en el transporte de mercancías por carretera en España.
A partir de esa fecha, el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) deberá gestionarse obligatoriamente en formato digital en los supuestos previstos por la normativa.
Sin embargo, muchas organizaciones todavía se preguntan:
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- ¿Qué es exactamente el DeCA?
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- ¿Quién está obligado a utilizarlo?
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- ¿Cómo saber si mi empresa está afectada?
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- ¿Necesito firma electrónica?
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- ¿Qué ocurre si utilizo Business Central o Navision?
En este artículo respondemos a todas estas cuestiones y explicamos cómo preparar la operativa para cumplir correctamente con la normativa.
¿Qué es el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA)?
El Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) es la versión electrónica del documento de control administrativo regulado para el transporte público de mercancías por carretera.
Es importante aclarar una cuestión que genera mucha confusión: El DeCA no crea un documento nuevo.
El documento de control administrativo ya existía anteriormente. Lo que cambia es que, cuando resulte exigible, deberá gestionarse a través de medios electrónicos.
¿Qué cambia a partir del 5 de octubre de 2026?
La principal novedad es la obligatoriedad de la digitalización.
Las empresas afectadas deberán disponer de un documento electrónico que cumpla determinados requisitos técnicos.
Por tanto, cumplir con el DeCA implica mucho más que generar un PDF.
 Lo que NO cambia |
 Lo que SÍ cambia |
|---|---|
| Datos obligatorios | Documento electrónico |
| Responsabilidades | PDF nativo digital |
| Sujetos obligados | QR y URL única |
| Información del transporte | Disponibilidad durante el servicio |
| Documento de control | Conservación electrónica |
| Obligación documental | Requisitos técnicos específicos |
¿Quién está obligado a utilizar el DeCA?
No todas las empresas están afectadas de la misma manera. La obligación se centra principalmente en:
Transporte público interior de mercancías por carretera
Empresas que realizan transporte de mercancías por carretera dentro de España.
Operaciones de cabotaje
Transportes realizados dentro del territorio español por transportistas establecidos en otros países.
¿Quién no está obligado?
En términos generales, no se aplica de la misma forma a:
Transporte internacional
La documentación aplicable seguirá siendo la prevista en los convenios internacionales correspondientes.
Transporte privado complementario
Empresas que utilizan vehículos propios para transportar mercancía propia como actividad auxiliar de su negocio principal.
Estos casos disponen de un régimen documental diferente.
| Operación | ¿Puede requerir DeCA? |
|---|---|
| Transportista que trabaja para terceros | Sí |
| Operador logístico | Sí |
| Transporte nacional contratado | Sí |
| Cabotaje | Sí |
| Transporte internacional | No en los mismos términos |
| Transporte privado complementario | Generalmente no |
Requisitos técnicos que debe cumplir un DeCA válido
La entrada en vigor del DeCA no implica únicamente sustituir un documento en papel por un PDF.
La normativa establece una serie de requisitos técnicos que deben cumplirse para que el documento electrónico pueda considerarse válido y estar disponible durante una posible inspección.
El documento debe ser nativo digital
El DeCA debe generarse electrónicamente a partir de información estructurada.
No se admite simplemente escanear un documento en papel para convertirlo en un fichero digital.
El fichero debe respetar el tamaño máximo permitido
La normativa establece un tamaño máximo de 5 MB por documento, por lo que la generación y conservación de los ficheros debe realizarse de forma controlada.
Debe incorporar un código QR
El documento debe incluir un código QR que permita localizar y acceder al fichero electrónico correspondiente.
Debe disponer de una URL única
Cada DeCA debe estar asociado a una dirección web específica e individual.
Esta URL será la utilizada para acceder al documento a través del QR.
Debe permanecer accesible durante el transporte
El documento debe encontrarse disponible durante la realización efectiva del servicio para que pueda ser consultado cuando sea requerido.
Debe mantenerse conservado durante al menos un año
La documentación electrónica debe conservarse durante el plazo exigido por la normativa y poder recuperarse posteriormente.
Debe permitir gestionar modificaciones
Si durante el transporte se producen cambios que afectan a la información documentada, el sistema debe permitir reflejar dichas modificaciones manteniendo la trazabilidad correspondiente.
Debe garantizar integridad y disponibilidad
La información debe mantenerse disponible, íntegra y accesible durante todo el ciclo de vida del documento.
Responsabilidades legales: cargador contractual y transportista efectivo
Uno de los aspectos más importantes del DeCA es entender quién es responsable de cada dato.
Cargador contractual
Responsable principalmente de:
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- Identificación de las partes.
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- Origen y destino.
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- Naturaleza de la mercancía.
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- Peso transportado.
Transportista efectivo
Responsable principalmente de:
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- Matrícula.
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- Datos de ejecución.
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- Disponibilidad del documento durante el transporte.
¿Qué ocurre si no cumplo?
Aunque la Resolución de 5 de junio de 2026 no establece un régimen sancionador propio, los incumplimientos relacionados con el documento de control administrativo pueden sancionarse conforme a la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT).
Algunos ejemplos de incumplimiento son:
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- No disponer del documento cuando resulta obligatorio.
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- Utilizar únicamente documentación en papel.
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- Presentar datos incorrectos o incompletos.
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- No poder acceder al documento durante una inspección.
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- Disponer de QR o URL que no funcionen correctamente.
Por este motivo, el desafío no consiste únicamente en generar el documento, sino en garantizar su disponibilidad y trazabilidad.
¿Qué necesito para cumplir si trabajo con Business Central o Navision?
La mayoría de organizaciones ya disponen dentro del ERP de gran parte de la información necesaria.
Para cumplir con el DeCA, una empresa debe ser capaz de:
- Identificar las operaciones afectadas
- Disponer de los datos necesarios
- Generar el documento electrónico
- Publicar y mantener accesible el documento
- Conservarlo y poder recuperarlo
¿Necesita firma electrónica?
No.
Una de las preguntas más frecuentes es si el DeCA debe estar firmado electrónicamente.
La normativa no exige la firma electrónica para la validez general del DeCA como documento administrativo de control.
No obstante, algunas empresas pueden decidir incorporar firma electrónica por motivos operativos o contractuales, como, por ejemplo: Prueba de recogida o entrega, evidencias adicionales, etc.
Nuestra solución: Captology DeCA
Captology DeCA permite integrar el cumplimiento del DeCA dentro de la operativa habitual de Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision.
La solución permite:
- Generar el DeCA automáticamente.
- Reutilizar información existente en el ERP.
- Generar QR y URL única.
- Publicar los documentos en un portal.
- Mantener la trazabilidad documental.
- Facilitar el acceso durante inspecciones.
- Gestionar el repositorio documental y la conservación.
De esta forma, las empresas pueden afrontar la nueva obligación sin duplicar procesos ni introducir tareas administrativas innecesarias.
¿Está preparada su operativa para cumplir con el DeCA?
Solicite una sesión de asesoramiento y descubra:
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- Si su empresa está afectada.
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- Qué información necesita recopilar.
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- Qué cambios requiere su ERP.
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- Cómo cumplir con la normativa antes del 5 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre DeCA
Sí. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo para el transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital en los supuestos afectados por la normativa. La obligación afecta principalmente al transporte público interior de mercancías y a determinadas operaciones de cabotaje realizadas en territorio español.
No. La normativa no establece la firma electrónica como requisito general para la validez del DeCA. El documento debe cumplir los requisitos técnicos definidos por la regulación, pero la firma electrónica solo será necesaria cuando exista una necesidad contractual, operativa o normativa adicional ajena al propio DeCA.
No. El DeCA y el eCMR son documentos distintos y responden a marcos normativos diferentes.
El DeCA es un documento administrativo de control aplicable principalmente al transporte interior y al cabotaje en España. El eCMR es la versión electrónica de la carta de porte internacional regulada por el Convenio CMR y está vinculada a operaciones de transporte internacional. Una empresa puede necesitar DeCA sin necesidad de utilizar eCMR.
Sí, una carta de porte puede utilizarse como DeCA.
Pero utilizar una carta de porte como DeCA no elimina las obligaciones propias de la carta de porte. Si el documento debe servir también como prueba contractual del transporte, seguirá siendo recomendable formalizarlo con la firma correspondiente y, además, cumplir los requisitos técnicos exigidos para el DeCA.
La normativa no establece que una parte concreta deba generar materialmente el DeCA. Lo importante es que el documento exista, contenga la información correcta y esté disponible durante el transporte.
En la práctica, puede generarlo el cargador contractual o el transportista. No obstante, las responsabilidades del cargador contractual y del transportista efectivo siguen existiendo independientemente de quién lo genere.
Sí. Business Central puede utilizarse como origen de los datos necesarios para generar el DeCA. La mayoría de empresas ya disponen en su ERP de gran parte de la información requerida, como clientes, transportistas, expediciones, pedidos o albaranes.
Lo que se necesita es la solución que transforma esa información en un documento que cumpla los requisitos de la normativa y que permita su publicación, acceso mediante QR y conservación documental.
La normativa contempla la posibilidad de modificar determinados datos durante la ejecución del servicio cuando sea necesario. En esos casos, debe mantenerse la trazabilidad de los cambios y garantizar que la versión vigente del documento sea la que permanezca disponible para consulta. Por este motivo, resulta recomendable disponer de mecanismos de control de versiones y registro de modificaciones.
La normativa permite utilizar distintos formatos documentales siempre que incluyan toda la información exigida para el documento de control administrativo. Por tanto, un albarán o cualquier otro documento podría servir de base, pero deberá adaptarse para incorporar los datos obligatorios y cumplir además los requisitos electrónicos del DeCA, como PDF nativo, QR, URL única y disponibilidad durante el transporte.
La obligación no consiste únicamente en generar el documento, sino también en poder ponerlo a disposición cuando sea requerido. Si el documento no existe, no es accesible, el QR no funciona o la URL no permite consultar el fichero, la empresa puede enfrentarse a las consecuencias previstas en la normativa de transporte aplicable.
No necesariamente.
El Ministerio de Transportes aclara que el DeCA no aplica a los transportes privados complementarios. No obstante, para ser considerado trasporte privado complementario deben cumplirse los requisitos establecidos en el artículo 102.2 de la LOTT, entre ellos que los vehículos y los conductores estén integrados en la organización de la empresa.